Wanbetalende debiteuren zijn ontzettend vervelend. Als ondernemer krijg je hier misschien wel mee te maken, en dat wil je natuurlijk liever niet. Misschien heb je het gevoel dat je er weinig of niks aan kunt doen dat je debiteuren maar niet betalen, het is immers hun verantwoordelijkheid. Maar toch zijn er een aantal zaken die je kunt doen om wanbetalers te voorkomen of om ze alsnog te laten betalen. Benieuwd welke dat zijn? In deze blog geven we je een aantal handige tips.
Stel goede algemene voorwaarden op
Ten eerste is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken. Dit kun je bijvoorbeeld doen in de algemene voorwaarden. Hierin leg je belangrijke zaken vast over de levering, het risico, de aansprakelijkheid en natuurlijk de betaling. Verder is het altijd belangrijk om de opdracht en de gemaakte afspraken te bevestigen. Bewaar deze opdrachtbevestigingen en de bevestiging van de algemene voorwaarden goed. Zo heb je altijd iets om op terug te vallen.
Zorg voor juiste facturen
Een foutje in een factuur kan er al voor zorgen dat een debiteur de factuur niet betaalt. Zorg er daarom voor dat je facturen altijd perfect in orde zijn. Zo zorg je ervoor dat je debiteuren geen redenen of smoesjes hebben om te wachten met het betalen van je facturen.
Structuur in het factureren
Verder is het belangrijk om structuur aan te brengen in het factureringsproces. Stel van tevoren een betalingstermijn vast, en vermeld deze duidelijk op de factuur. Factureer bovendien meteen wanneer het kan. Hoe sneller je factureert, hoe sneller de debiteur zal betalen.
Het sturen van betalingsherinneringen
En betaalt de debiteur toch niet binnen de betalingstermijn? Dan stuur je natuurlijk meteen een betalingsherinnering. Stuur hierbij meteen een kopie van de factuur mee, zodat de debiteur meteen de kans heeft om hem alsnog te betalen. Want het zou natuurlijk zo kunnen zijn dat hij de factuur gewoon is kwijtgeraakt. En als je de factuur weer meestuurt, bespaart het hem de moeite van het zoeken van de factuur.
Het inschakelen van een incassobureau
Betaalt de debiteur nog niet na een aantal betalingsherinneringen en een persoonlijk telefoontje? Dan kan het een goede volgende stap zijn om een incassobureau in te schakelen. Een incassobureau kan er meestal voor zorgen dat een debiteur gaat betalen door deze meerdere keren aan te schrijven. Hierdoor beseft de debiteur dat je er serieus werk van maakt. Ook kun je je hele debiteurenadministratie bij een incassobureau onderbrengen. In dat geval houdt het incassobureau voor je in de gaten of je debiteuren op tijd betalen.